SEF-årsrapport-2022 - Flipbook - Side 27
Juridiske krav til uddelinger:
Bestyrelsens beslutning om en uddeling skal understøttes af redegørelse for, at følgende juridiske krav er opfyldt:
•
uddelingen ligger inden for fondens formål,
•
uddelingen kan rummes inden for fondens
frie reserver,
•
uddelingen er forsvarlig i forhold til fondens
og den underliggende koncerns økonomiske
situation og medfører ikke en forøget risiko
for kreditorerne, og
•
uddelingen må ikke udgøre en overtagelse af
driftsomkostninger hos uddelingsmodtager
3.
Afholdte udgifter skal dokumenteres skriftligt.
4.
Eventuelt overførte beløb som ikke modsvarer en faktisk udgift til projektet, skal tilbagebetales til fonden.
5.
Alle indkøb til projektet og brug af underleverandører skal ske på markedsmæssige vilkår og til markedspriser.
6.
Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.
Bestyrelsens redegørelse for disse overvejelser
skal indgå skriftligt i protokollen fra det bestyrelsesmøde, hvor den konkrete uddeling behandles.
7.
Der må ikke ske en overfinansiering, og uddelingsmodtager skal sikre, at udgifterne ikke
overstiger hvad der er nødvendigt og rimeligt
for at gennemføre projektet.
Uddelinger skal fremgå af årsregnskabet som uddeling i overskudsdisponering under resultatopgørelsen.
8.
Der udarbejdes årligt en fortegnelse (legatarfortegnelse) over modtagere af uddelinger fra Fonden, som indsendes til Erhvervsstyrelsen. Legatarfortegnelsen offentliggøres sammen med
årsrapporten, medmindre bestyrelsen beslutter
at legatarfortegnelsen indsendes til Erhvervsstyrelsen som et selvstændigt dokument.
Uddelingsmodtager skal ved kommunikation
og markedsføring vedrørende projektet tydeliggøre, at projektet er realiseret på baggrund
af en uddeling fra Fonden Sydfyns Elforsyning.
9.
Der skal ske afrapportering til fondens bestyrelse (specificeret for den enkelte uddeling).
Evaluering og kontrol:
For hver uddeling skal der udarbejdes et uddelingsbrev til uddelingsmodtager, indeholdende
fondens betingelser for uddelingen. De grundlæggende betingelser er:
1.
2.
Projektet/aktiviteten skal gennemføres i
overensstemmelse med den beskrivelse,
som er forelagt for bestyrelsen som baggrund for uddelingen.
Beløbet er et maksimum beløb, og fonden er
ikke ansvarlig for, hvis projektet bliver dyrere end forventet. Uddelingsmodtager er dermed forpligtet til at restfinansiere projektet,
hvis fondens midler ikke dækker de fulde
omkostninger.
Derudover kan der forekomme specifikke betingelser for et projekt, herunder særlige forudsætninger
for bestyrelsens uddeling til det konkrete projekt.
Udbetaling sker som udgangspunkt i takt med
uddelingsmodtagers dokumentation for afholdelse af faktiske udgifter, medmindre bestyrelsen godkender andet.
Bestyrelsen kan samtidig med beslutning om
uddeling, bemyndige direktøren til at forestå og
udmønte uddelingen, herunder til at underskrive
donationsbrev og forestå den løbende kontrol og
evaluering af projektet.
Denne uddelingspolitik er godkendt af Fondens
bestyrelsen den 30. januar - 2020, og gennemgås
og evalueres en gang årligt i bestyrelsen.
Side 27