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DATA PRIVACY & SECURITY
So funktioniert eine
Metadaten-Analyse
Zunächst werden die Metadaten aus den
unstrukturierten Daten extrahiert. Dadurch
erhält man die benötigten Daten strukturiert
in einer noch zu verarbeitenden Form. Für die
Erstellung der Analysen ist eine Zuordnung
der Ordner zu den jeweiligen Fachbereichen
zwingend notwendig. Nur verantwortliche
Folder-Owner sind in der Lage, richtig
einzuschätzen, ob eine Datei gelöscht
werden kann oder nicht.
Ziel der Metadaten-Analyse ist es, auf einen
Blick die Datenstruktur wiederzugeben und
dabei die wichtigsten Parameter aufzubereiten.
Danach definiert der verantwortliche
Folder-Owner Kriterien für die anstehenden
Maßnahmen. Folgende Sondersituationen
sind dabei zu beachten:
Ordner mit Personenbezug:
In diese Kategorie fallen z.B. Fotos, Bilder,
Mitarbeitergespräche, Lebensläufe, Unterschriftensammlung, Geburtstagsliste,
Weihnachtsfeier, Mitarbeiter-XYZ etc. Die
Fachbereiche müssen darauf ein besonderes
Augenmerk legen und die Vorgaben der
DSGVO berücksichtigen.
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Ordner mit Kennzeichung ROT:
Diese enthalten oft die Schlüsselwörter
„Back-up“, „Restore“, „Löschen“, „Auf
SharePoint“ etc. Verantwortliche FolderOwner müssen im Detail prüfen, ob diese
Dateien noch gebraucht werden und ein
Verwendungszweck besteht. Die meisten
ROT-Dateien liegen erfahrungsgemäß in
alten und inaktiven Ordnern. Insbesondere
die Ordner, die Fachbereiche bei der Ordnerzuordnung nicht direkt identifiziert
haben, werden oft nicht mehr benötigt.
Um sicherzustellen, dass die entsprechenden
Dokumente tatsächlich vernichtet/gelöscht
werden dürfen, ist jeweils eine vorherige
Abstimmung mit den Steuer- und Rechtsexperten empfehlenswert, da nur diese die
speziellen steuerrechtlichen Restriktionen
(abgeschlossene Prüfungen der Finanzverwaltung, Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren)
beurteilen können. Im Rahmen der umfassenden
Löschaktivitäten sind Archivierungsrichtlinien
des Unternehmens zu beachten.
Eine nachhaltige Reduktion unstrukturierter
Daten unterstützt die Digitalisierung. Die Meta
daten-Analyse führt zu einer regelkonformen
Sicht auf Daten. Erzielt werden eine erhöhte
Effizienz und Sicherheit der Daten. Gleichzeitig
senkt sie langfristig die Kosten für die Datenhaltung. Da in unstrukturierten Daten auch
personenbezogene Daten enthalten sein können,
verringern Unternehmen zudem Datenschutz
risiken. Neben der Datenreduzierung unterstützt
diese Methodik auch die mögliche Migration
aller Daten in die Cloud oder in ein revisionssicheres und DSGVO-konformes Archiv. Eine
regelmäßige Datenbereinigung – in der Cloud
oder im Archiv – ist deutlich weniger aufwendig
als unregelmäßige Großaktionen.