LMi-MAG14 juillet - Flipbook - Page 35
Free Now recourt au
no-code pour automatiser
ses processus
Le fournisseur de services de mobilité Free Now s’appuie sur la solution no-code
de Workato pour automatiser différents processus, dont le dernier en date
est le renouvellement des équipements.
F
Aurélie Chandèze
ree Now est un fournisseur de services
de mobilité et d’intermodalité né du
rapprochement de plusieurs start-ups
du secteur. Son application permet
aux clients, particuliers comme entreprises, d’accéder à des services VTC
et d’autopartage, mais aussi de louer
des vélos, trottinettes et scooters électriques. La plateforme s’adresse également aux chauffeurs indépendants, qui peuvent proposer leurs services
sur celle-ci. Basée à Hambourg, en Allemagne, l’entreprise est présente dans plus de 150 villes européennes.
Avec près de 1 300 employés dans treize pays différents
et un service IT d’une trentaine de collaborateurs, la société a choisi d’automatiser un maximum de processus
de support, allant de l’onboarding des nouveaux salariés
au remplacement des postes de travail. Pour cela, Free
Now s’appuie sur la solution no-code de Workato. Ivan
Morschel, directeur IT de Free Now, revient sur ce qui a
été mis en place et sur les bénéfices d’une telle approche,
qu’il présente comme de l’IT as code.
« L’un de nos grands enjeux était d’automatiser le support
à nos employés », explique Ivan Morschel. En 2021, le service desk a reçu 12 000 tickets sur Jira et 21 000 messages
sur un canal dédié au support IT sur Slack, dénommé Ask
IT. « Chacun peut envoyer des demandes sur le canal de
son choix, par mail, sur Slack ou Jira. En parallèle, nous
avons régulièrement de nouveaux arrivants dans l’entreprise qu’il faut équiper, des collaborateurs dont les postes
doivent être réparés, avec toute la logistique à gérer derrière », relate le directeur IT. La gestion des équipements
est particulièrement chronophage, avec un parc comptant plus de 2 500 équipements, principalement MacBook,
iPhone et iPad ainsi que quelques PC, notamment dans le
service financier. Pour alléger la charge du service desk,
Free Now a décidé d’automatiser au maximum ses processus d’approvisionnement, aussi bien sur les logiciels que
sur le matériel. La société a choisi pour cela de s’appuyer
sur la solution d’automatisation no-code de Workato. « En
2018 nous avions évalué plusieurs fournisseurs. Workato
s’est révélé la meilleure solution pour nos équipes de service desk, qui comptent beaucoup d’administrateurs système, davantage habitués à écrire des scripts qu’à faire du
développement. Il nous fallait un outil que tout le monde
puisse apprendre, ne nécessitant pas d’être un expert des
langages de programmation », raconte Ivan Morschel.
Un onboarding accéléré
L’un des premiers processus automatisés a été l’onboarding. L’équipe RH a créé un processus pour gérer
le passage de candidat à employé. Celui-ci démarre au
moment où le contrat est signé. Il faut demander quels
équipements sont nécessaires, quel clavier prévoir selon la nationalité de l’embauché, quels sont les logiciels
et applications à fournir, puis commander le matériel.
Auparavant, ce processus était quasi totalement manuel.
Il fallait parfois approuver jusqu’à six tickets pour une
même personne, ce qui se révélait fastidieux dans
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