LMi-MAG14 juillet - Flipbook - Page 39
Le groupe Galeries Lafayette, qui regroupe
14 000 collaborateurs et possède 290 magasins,
s’est fortement digitalisé ces dernières années.
CONSOLIDATION
FINANCIÈRE – REPORTING
Cahier des charges
L
© iStock
contrôle de gestion. « On avait acheté plus
ou moins Tagetik et on utilisait encore Hyperion d’Oracle. Avec Tagetik, on utilisait
qu’un petit module qu’on avait développé pour élaborer les frais de personnel. »
cutt.ly/financ-gestion
Il décide donc de reprendre le projet et
choisit de poursuivre avec Tagetik. « Le but était d’avoir
un seul et unique outil, dans lequel on faisait à la fois
le closing (nos arrêtés mensuels et nos états de reporting financiers) et l’élaboration budgétaire (incluant les
budgets révisés) », précise-t-il. Pour rappel, le closing se
faisait jusqu’alors avec l’outil Hyperion et l’élaboration
budgétaire sur Excel et Access. Les données acquises
dans ces solutions Office sont ensuite intégrées manuellement dans Hyperion puis dans SAP, une activité
chronophage pour les opérateurs.
’heure est à la simplification. Début
2020, Josselin Grégoire, fraîchement
nommé directeur contrôle de gestion au sein du groupe Galeries Lafayette, entreprend un chantier de
taille. Il souhaite mettre en place un
outil unique à son équipe de contrôle
de gestion, dans lequel les employés
pourront faire à la fois le closing et l’élaboration budgétaire. L’objectif : mieux piloter le prévisionnel et les
investissements à venir. Faisant le point sur les solutions
détenues par le groupe, Josselin Grégoire explique que
la direction financière a entrepris d’intégrer la solution
CCH Tagetik (groupe Wolters Kluwer) mais s’est arrêtée
aux premières étapes, à savoir l’achat de la solution en
2018 et avec la volonté de développer la partie élaboration budgétaire avant la partie closing, pourtant considérée comme primordiale.
Fort de ce constat, Josselin Grégoire explique avoir reposé le sujet sur la table lors de son arrivée à la direction
« Avoir un seul outil et minimiser
les opérations manuelles »
« Le but n’est évidemment pas de remplacer Excel, qui
est un outil indispensable », insiste Josselin Grégoire,
mais bien d’« avoir un seul outil et de minimiser les opérations manuelles qui n’étaient pas à valeur ajoutée. » Il
décide alors de basculer dans un premier temps le closing sur CCH Tagetik, aidé par l’intégrateur MeltOne,
afin d’embarquer le quotidien des contrôleurs. « Si je ne
le faisais pas, je me serais retrouvé avec un outil utilisé
entre deux et quatre fois par an et qui n’aurait pas été accepté dans le quotidien des utilisateurs. » En procédant
ainsi, il explique installer une habitude d’utilisation de
l’outil chez ses équipes. L’opération prend alors quatre
mois entre octobre 2020 et janvier 2021.
Dans un second temps, les équipes procèdent au basculement de la partie élaboration budgétaire, une étape
qui dure six mois. Elle comprend notamment les opex, le
chiffre d’affaires, la marge, etc. « In fine, on arrive à utiliser
sur l’ensemble de la chaîne, c’est-à-dire du closing mensuel jusqu’à l’élaboration budgétaire, un même outil. »
Le changement, opéré à l’été 2021, permet ainsi aux
équipes d’être prêtes pour faire les budgets 2022 qu’elles
doivent réaliser entre septembre et octobre 2021. « Nous
avons commencé la réflexion début 2020 et avons
39