MOCI MAI 2021-n°2083 - Magazine - Page 63
Audits
Mais comment faire confiance à son transporteur ? La confiance n’excluant pas le contrôle, il
vaut mieux prévoir des audits.
Préciser au transporteur qu’une ou deux fois
par an, vous ferez un audit de ces informations.
Il n’y a rien de pire que d’arriver à une négociation, en cours de prestation, sans connaître le
nombre de camions, les montants facturés et
comment ces montants ont été payés.
Comment faire un audit ?
L’objet de cet audit est de vérifier que les
informations que le transporteur vous a transmises sont exactes et qu’ainsi vous avez une
idée des valeurs et des volumes en jeu pour la
renégociation des conditions.
Quand c’est possible et judicieux, les audits
sont à réaliser avec le prestataire, chez lui, au
moment où la marchandise est traitée par lui.
Dans le cas d’expédition de camions complets,
en direct de chez vous à chez votre client, il n’y
a pas de passage chez le transporteur, donc
pas de nécessité d’y aller. S’il y a passage à
son quai de la marchandise, il convient de faire
l’audit à ce moment-là, pour voir comment
la marchandise est traitée et quelles sont les
(éventuelles) difficultés rencontrées par ceux
qui la traitent.
Certains donneurs d’ordres (clients) sont partisans de visites surprises. Si la confiance n’exclut pas le contrôle, celui-ci doit être fait avec
un minimum de respect du prestataire, ce que
les visites surprises ne supposent pas.
Qu’il y ait visite chez le prestataire ou pas,
l’audit consiste à vérifier les données que le
prestataire nous a fournies, pour une période
donnée. Les livraisons ont commencé en septembre, vous êtes en juin et venez de recevoir
les données du mois de mai. S’il y a deux deux
ou trois livraisons par moi, il n’y a pas de problème pour récupérer les informations depuis
le début, soit dix mois, soit environ dix-huit
expéditions.
L’audit va porter sur les départs, les arrivées
et les réserves. Pour cela, il faut demander au
transporteur de vous renvoyer les photocopies des CMR (le document de transport, la
lettre de voiture) qui ont accompagné la marchandise. En comparant les heures et dates
des cases 21 et 24, vous avez toutes les dates
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et toutes les heures de départ, et toutes les
dates et toutes les heures d’arrivée, il reste à
vérifier qu’elles correspondent aux bons lundis
pour les dates de départ et aux bons vendredis
pour les dates d’arrivée.
2/ AMÉLIORER LA PRESTATION
Comment faire, quand ça va bien, pour que
ça aille mieux ?
Ici, on va parler de qualité des transports. Il est
primordial, quand on veut faire de la qualité
dans les transports, de partir d’une situation
stable et d’un niveau de qualité satisfaisant.
Grâce à l’audit, vous savez si vos expéditions
sont parties à l’heure et, surtout, sont arrivées
dans les temps. Si c’est le cas, cela veut dire
que le transporteur respecte bien ses engagements. C’est un bon début.
Si ce n’est pas le cas, il faut étudier avec lui le
moyen de respecter ces contraintes. Il n’y a
pas de recette miracle, c’est dans la discussion, l’échange que l’on peut trouver la solution.
Ne pas oublier qu’une solution est de modifier
les contraintes. Si un départ lundi matin pour
une arrivée vendredi avant 17 heures est trop
court, irrégulièrement suivi, alors il faut allonger le délai, essayer un départ le dimanche soir
ou une arrivée le samedi matin. L’objectif est
de trouver une situation saine, où le transporteur respecte ses engagements quasiment « à
tous les coups ».
Le conseil de l’expert
Le choix des critères d’évaluation est fonction des produits
transportés et du type de prestation transport :
• la réputation ;
• la fiabilité ;
• la stabilité financière ;
• l’aptitude à couvrir tout le territoire ;
• l’aptitude au tracking & tracing des envois ;
• la rapidité de livraison ;
• la réactivité en cas de problème ;
• la disponibilité de moyens de dépannage.
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