MOCI MAI 2021-n°2083 - Magazine - Page 85
4.1.2 La facturation
On a vu que, lors d’une expédition, la facture
suit rapidement l’expédition. C’est l’organisation des transporteurs et des commissionnaires de transport qui veut ça : une expédition
= une facture.
Si cela ne pose pas de problème quand on
a quelques expéditions, cela peut devenir
« lourd » en termes de gestion de factures
quand on a plusieurs expéditions à la suite.
Encore plus quand ces expéditions sont identiques. L’objectif devient d’automatiser au
maximum l’opération de contrôle, qui n’apporte aucune valeur ajoutée.
Dans le cahier des charges, on a intérêt à se
mettre d’accord avec sa comptabilité fournisseurs pour automatiser le traitement des factures. En général, pour automatiser le traitement des factures, il faut avoir passé une
commande valorisée dans le système informatique. Ensuite, quand la facture est reçue,
si son montant correspond à la commande,
elle est payée automatiquement. En cas de
différence, on peut dire au système de ne pas
payer ou de ne payer que si la différence est
inférieure à x % ou y euros. L’avantage est de
ne pas bloquer une facture si on n’est pas d’accord sur le montant ET que la différence n’est
pas importante ; il convient de ne pas oublier
qu’on doit payer à 30 jours – loi n° 2006-10 du
5 janvier 2006 (JO 5 du 6/01/06) relative à la
sécurité et au développement des transports,
article 26 du chapitre IV « Dispositions relatives au transport routier ».
Passer une commande valorisée devient facile
quand on a négocié le prix avec le transporteur
et la fréquence (semaines paires) avec le client.
La seule variable est la surcharge gazole. Si l’on
est entre gens de bonne foi désireux d’améliorer les processus sans valeur ajoutée, le
mieux, concernant la surcharge gazole, est de
se mettre d’accord sur un niveau de surcharge
pour une période de six mois (ou plus), puis de
le réviser et faire, si besoin, les ajustements
financiers.
En d’autres termes, si la surcharge est de
6,5 % au moment où on négocie, on peut la
stabiliser à ce niveau pendant six mois au bout
desquels on comparera ces 7,4 % avec la réalité et on fera les avoirs/factures complémentaires éventuelles. L’indice CNR fait référence
en la matière.
Bien entendu, il doit toujours être possible de
modifier l’accord en cas d’urgence.
des expéditions répétitives
4.2 Organiser
vers la Corée
Mon client coréen a été également très satisfait de sa première commande, et il souhaite
renouveler l’opération.
Avec un FCA (règles Incoterms ICC 2020), je
n’ai qu’à prévenir la production de l’arrivée des
commandes. Ensuite, soit je charge le conteneur chez moi (FCA mon quai), soit j’expédie ma
semi au Havre et c’est le commissionnaire de
mon client qui la décharge. Mon client coréen
peut me demander davantage de tables, je ne
vois pas vraiment la différence. C’est là qu’on
m’a dit que je pourrais peut-être apporter un
peu plus de service à mon client. Pourquoi pas,
mais quoi ? Il voulait que je mette des rubans
autour mes tables ?
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En fait, ce que me proposait mon conseiller,
c’était de livrer les tables en Corée ! D’accord,
je livrais déjà des tables en Pologne, mais
la Corée c’est autre chose. C’est loin. Il y a la
mer. Ils parlent une autre langue (d’accord en
Pologne aussi, mais ce n’est pas pareil). Il y a
un décalage horaire (en Pologne aussi, mais ce
n’est pas pareil, c’est moins).
On m’a expliqué que charger une semi pour la
Pologne ou un conteneur pour la Corée, justement, c’était pareil. On fait un appel d’offres
auprès de commissionnaires de transport qui
« font la Corée », après avoir écrit un cahier des
charges. J’ai déjà entendu ça quelque part.
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